U današnje digitalno doba, sve više ljudi prelazi na korištenje elektroničkih potpisa kako bi ubrzali i pojednostavili proces potpisivanja dokumenata. Elektronički potpis je siguran, legalan i široko prihvaćen način potvrđivanja identiteta i pristanka na određene uvjete.
Preduvjeti
Da biste napravili elektronički potpis, trebate nekoliko ključnih stvari. Prvo, softver. Postoji hrpa opcija – Adobe Acrobat, DocuSign, čak i besplatni online alati poput PDF24 Tools. Birajte ono što vam odgovara.
Drugo, dokument. Naravno da vam treba nešto za potpisati, zar ne? Pripremite ga u PDF formatu i spremni ste.
I treće, sigurnosni certifikat. Ovo je bitno ako vam je do ozbiljne zaštite. Taj certifikat je kao vaša digitalna osobna. Dobiva se kroz sigurnosne protokole od ovlaštenih pružatelja usluga. Zvuči komplicirano, ali zapravo i nije.
Tako da, rezimirajmo – softver, PDF dokument i po mogućnosti certifikat. S tim ste spremni ući u svijet e-potpisa. Idemo dalje vidjeti kako to izgleda u praksi.
1. Odabir načina potpisivanja
Hoćete staviti elektronički potpis na računalu, mobitelu ili kroz specijalizirani servis?
Potpisivanje na računalu ili mobitelu je klasičan pristup – preuzmete PDF dokument, otvorite ga u aplikaciji kao što je Adobe Acrobat Reader ili Acrobat i dodate potpis koristeći token, pametnu karticu ili neki drugi kriptografski uređaj. Samo nemojte zaboraviti da vam treba i certifikat kako bi potpis bio siguran i pravovaljan.
2. Priprema dokumenta
Prije nego što uopće pomislite na elektronički potpis, temeljito pregledajte svoj dokument. Nema smisla žuriti s potpisom ako nešto nedostaje ili ne valja. Zato uzmite si vremena i pročitajte sve od početka do kraja.
Obratite posebnu pažnju na sljedeće:
- Provjera pravopisa i gramatike – bez iznimke! Loše sročen dokument odmah ostavlja dojam neozbiljnosti.
- Jasnoća i čitljivost – izbjegavajte komplicirane rečenice i žargon. Cilj je da svatko može shvatiti o čemu se radi.
- Potpunost podataka – od datuma do imena, sve mora biti tu. Inače elektronički potpis nema smisla.
Nakon detaljne provjere, spremni ste za sljedeći korak – postavljanje polja za potpis. Većina alata za e-potpis nudi ovu opciju. Jednostavno označite gdje potpis treba ići i to je to. Genijalno, zar ne?
3. Pokretanje procesa potpisivanja
Nakon što ste pripremili dokument i instalirali potrebne alate, vrijeme je da pokrenete proces potpisivanja. Evo kako to učiniti:
- U aplikaciji za potpisivanje, kao što je Adobe Acrobat, otvorite PDF dokument koji želite potpisati. Nemojte zaboraviti još jednom provjeriti sve detalje!
- Pronađite opciju “Potpiši” ili slično. Obično se nalazi u alatnoj traci pri vrhu prozora. Kliknite na nju.
- Aplikacija će vas tražiti da odaberete položaj potpisa. Možete ga staviti bilo gdje na dokumentu, ali preporučujemo negdje blizu kraja, tamo gdje inače stavljate rukom pisani potpis.
- Sada je vrijeme da upotrijebite svoj certifikat. Ako ga nemate, proces će stati ovdje. Bez njega, vaš potpis neće biti valjan.
- Odaberite svoj certifikat s popisa i unesite PIN ako se to od vas traži. Pazite da ga ne unesete pogrešno previše puta, inače bi se mogao zaključati.
- I to je to! Vaš elektronički potpis je dodan na dokument. Pohranite ga i pošaljite primateljima. Sad mogu biti sigurni da ste to stvarno vi potpisali.
4. Odabir certifikata
Ako ste sve pripremili, sada je vrijeme za odabir certifikata. I ne, nećete birati bilo koji certifikat. Trebate onaj kvalificirani, jer inače vaš potpis neće vrijediti ni pišljiva boba.
Dakle, uvjerite se da imate pravi certifikat. To može biti:
- eOsobna (aktivirana, naravno)
- AKD certifikat (poslovni ili osobni, bitno da je za e-potpis)
- FINA certifikat na kripto-uređaju, USB sticku ili pametnoj kartici
Bez jednog od ovih, nema ni govora o elektroničkom potpisivanju. Zato dobro provjerite što imate prije nego krenete dalje.
5. Završno potpisivanje
Dakle, došli ste do samog čina potpisivanja. Sada je vrijeme da zasjate! Ako ste sve prethodne korake odradili kako treba, ovo bi trebao biti piece of cake.
Vratite se na svoj pripremljeni dokument u alatu za e-potpis. Pronađite polje predviđeno za vaš potpis. Kliknite na njega i odaberite ranije kreirani ili učitani potpis. Smjestite ga kako vam odgovara i po potrebi prilagodite veličinu.
Kad ste sa svime zadovoljni, samo stisnite “Sign” (ili koji god gumb vaša aplikacija nudi za potvrdu potpisa) i to je to! Čestitamo, upravo ste elektronički potpisali svoj prvi dokument. Nije bilo tako strašno, zar ne?
Neki sustavi će vas tražiti da dodatno potvrdite svoj identitet unosom PIN-a ili lozinke. To je sasvim normalno, samo dodatna mjera sigurnosti. Unesite tražene podatke i nastavite dalje.
Jednom kad je dokument potpisan, aplikacija će ga spremiti i omogućiti vam da ga pošaljete dalje. Eto vas, postali ste pravi digitalni potpisnik! Sad to možete raditi svaki dan, iz udobnosti svog doma. Samo nemojte potpisivati baš sve što vam dođe pod ruku, ipak treba biti oprezan.
Važne napomene
Prije nego što krenete u izradu elektroničkog potpisa, imajte na umu nekoliko ključnih stvari. Za početak, pobrinite se da dokument bude pedantno pripremljen – provjerite pravopis, gramatiku, formatiranje. Nema goreg nego kad je dokument koji šaljete pun grešaka!
Odabir pravog certifikata je presudan. Bez kvalificiranog certifikata poput eOsobne, AKD-a ili FINA-inog na kripto-uređaju, cijeli proces pada u vodu. Nemojte to shvatiti olako.
Također, budite oprezni pri potpisivanju osjetljivih dokumenata. Jednom kad je dokument potpisan, nema natrag. Dvaput razmislite prije nego kliknete na “Sign”.
I na kraju, čuvajte PIN i lozinke kao oči u glavi. Bez njih, vaš e-potpis je beskoristan. Ne dijelite ih s drugima i redovito ih mijenjajte.